Pengertian Presentasi Menurut Para Ahli – dan beberapa persiapan dasar dalam melakukan presentasi perlu dipahami dengan baik. Banyak orang mengalami suatu dilema, merasa gugup, dan tidak tahu apa yang harus disampaikan atau diperbuat dalam menghadapi banyak orang dalam suatu presentasi. Bahkan merasa sangat takut baik sebelum maupun pada saat menyampaikan presentasi. Semua itu merupakan hal yang wajar. Bahkan bagi seorang profesional sekalipun yang suadah terbiasa melakukan presentasi, masih mengalami hal yang sama. Ini merupakan sesuatu yang perlu disiasati bukan untuk ditakuti.
Sebelum menguraikan persiapan dasar untuk melakukan presentasi, yang perlu dipahami adalah pengertian presentasi itu sendiri. Terdapat beberapa pengertian presentasi menurut para ahli yang diuraikan sebagai berikut.
Merujuk pada pendapat Titik Triwidodo dan Djoko Kristanto (2004:157) pengertian presentasi yaitu suatu bentuk laporan lisan mengenai suatu fakta tertentu kepada komunikan”. Hal ini berarti bahwa presentasimerupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yaitu salah satu bentuk komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain melalui tulisan atau lisan. Dengan penyampaian pesan secara tulisan atau lisan ini diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.
Sedangkan menurut Erwin Sutomo (2007:1), pengertian presentasi adalah suatu kegiatan aktif dimana seorang pembicara menyampaikan dan mengkomunikasikan ide serta informasi kepada sekelompok audiens. Dari pernyataan tersebut dapat diambil suatu kesimpulan jika presentasi merupakan kegiatan yang dilakukan secara aktif dengan melibatkan orang lain selain pembicara, sehingga pembicara harus mampu membuat presentasi menarik untuk diikuti. Pada umumnya audiens merasa bosan karena topik yang dibicarakan kurang menarik atau pembicara kurang mampu menyampaikan materi dengan baik.
Sutrisna Dewi (2007:207) mengemukakan bahwa “Mereka melakukan presentasi untuk menyampaikan informasi baik kepada pihak intern maupun ekstern perusahaan”. Dari kutipan tersebut menerangkan bahwa sasaran penyampaian informasi dalam presentasi bisa berasal dari pihak intern maupun ekstern perusahaan. Pembicara harus dapat menyesuaikan gaya bicara atau cara penyampaian informasi sesuai dengan latar belakang audiens, sehingga tujuan dalam melakukan presentasi dapat tercapai. Sebelum melakukan presentasi, pembicara juga harus sudah mengetahui latar belakang audiens dengan harapan dapat mengukur situasidan membuat persiapan atas segala kondisi atau pertanyaan yang mungkin muncul dari audiens.
B. Curtis, James J. Floyd, dan Jerry L. Winsor (1992:219) mengemukakan bahwa presentasi bisnis adalah bentuk komunikasi yang berorientasi pada proposal, yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada khalayak yang relatife homogen (lebih banyak persamaan daripada perbedaanya) dari berbagai tingkatan. Presentasi ini berfungsi untuk menyampaikan informasi dan mempengaruhi pengambil keputusan. Berbagai alat bantu multimedia digunakan secara khusus melalui mode penyampaian yang interaktif (yaitu sumber dan penerima berinteraksi secara verbal).
Pernyataan di atas memuat karakteristik presentasi yaitu materi presentasi bisnis yang disampaikan berorientasi pada proposal dan disajikan kepada audiens yang sebagian besar berasal dari latar belakang yang sama namun dari berbagai tingkatan. Misalnya presentasi di suatu perusahaan mengenai produk yang akan dipasarkan, audiens berasal dari staff-staff inti khususnya yang menangani penjualan dan pemasaran dari berbagai tingkatan.
Menurut Terra C. Triwahyuni dan Abdul Kadir (2004:1), presentasi merupakan kegiatan yang penting dalam mengkomunikasikan suatu gagasan kepada orang lain dengan berbagai tujuan, misalnya untuk menarik audiensi agar membeli produk, menggunakan jasa, atau untuk kepentingan orang lain”. Hal ini menjelaskan bahwa presentasi mempunyai berbagai macam tujuan. Penyampaian presentasi disesuaikan dengan maksud dan tujuan disampaikannya presentasi.
Dalam buku yang diterbitkan atas kerjasama Penerbit Andi dengan Wahana Komputer Semarang yang berjudul Panduan Praktis Membuat Presentasi dengan Microsoft Power Point XP (2005:1) terdapat kalimat, “Presentasi digunakan untuk menjelaskan ide, rencana, pelaksanaan, dan hasil dari suatu kegiatan secara lisan. Semakin menarik suatu presentasi, semakin mudah audience memahami penjelasan pemapar”.
Pengertian presentasi ini menegaskan bahwa untuk menyajikan presentasi lebih menarik hendaknya disampaikan dengan menggunakan alat bantu audio-visual. Penggunaan alat bantu dan fasilitas yang tepat dapat memberikan keuntungan bagi pembicara karena semakin memperjelas materi yang disampaikan. Audiens juga merasa lebih tertarik apabila penyampaian materi didukung dengan adanya gambar-gambar sertadilengkapi dengan suara atau video, sehingga tidak cepat merasa bosan.
Sedangkan menurut Djoko Purwanto (2003:247), secara umum presentasi memiliki empat tujuan pokok, yaitu :
1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens
2. Menghibur audiens
3. Menyentuh emosi audiens
4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu.
Hal ini berarti bahwa presentasi memiliki bermacam-macam tujuansesuai dengan isi materi yang ingin disampaikan. Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, seorang presenter harus mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya, baik yang berkaitan dengan persiapan mental, pemahaman materi yang akan disampaikan, alat bantu yang digunakan, dan pemahaman yang baik terhadap audeins.
Dari beberapa pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan mengenai pengertian presentasi yaitu: suatu kegiatan komunikasi lisan mengenai penyampaian gagasan atau fakta tertentu kepada orang lain dengan berbagai tujuan.
Persiapan Dasar Melakukan Presentasi
Secara garis besar persiapan dalam melakukan presentasi meliputi penguasaan materi yang akan disampaikan, penguasaan alat bantu, analisis audiens dan analisi lingkungan atau lokasi tempat berlangsungnya presentasi. Djoko Purwanto (2003:248) menerangkan beberapa persiapan dasar yang dilakukan untuk mempersiapkan presentasi bisnis yang baik, antara lain :
a. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipersembahkan.
Sebelum melakukan presentasi hendaknya presenter telah menguasai materi yang akan disampaikan agar apa yang akan disampaikan dapat dimengerti oleh audiens. Presenter yang tidak menguasai materi tidak hanya akan membingungkan audiens tetapi juga akan memberikan citra (image ) yang kurang baik terhadap pembicara tersebut.
b. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
Untuk dapat menyajikan presentasi yang menarik dibutuhkan beberapa alat bantu presentasi. Penguasaan terhadap beberapa alat bantu ini akan sangat membantu pembicara dalam menyampaikan sehingga audiens dapat lebih mengingat isi pembicaraan.
c. Menganalisis siapa audiens anda.
Presenter dapat melakukan pendekatan terhadap audiens dengn menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimanan, maka pembicara dapat mengetahui dan menganalisa siapa saja audiens yang hadir dan menentukan pendekatan yang tepat dalam penyampaian presentasi. Contohnya, pertanyaan tersebut dapat diajukan kepada panitia/Even Organizer yang mengundang anda untuk berpresentasi atau dapat diajukan langsung kepada beberapa audiens pada awal presentasi.
d. Menganalisis berbagai lingkungan, lokasi, atau tempat untuk presentasi.
Hendaknya pembicara mengenali lokasi tempat berlangsungnya presentasi sebelum acara berlangsung. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pembicara menentukan alat bantu presentasi yang sesuai dan memperkirakanjumlah audiens sehingga pembicara mendapatkan cukup gambaran dalam melakukan persiapan yang lebih matang.
Menurut Hudoro Sameto (2000:15), “Dalam membuat persiapan, kita dapat menggunakan patokan LIMA LANGKAH SUKSES (5 LS)”. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Survey
2. Analisis
3. Rencana/bagan
4. Aktualisasi/realisasi
5. Pencatatan dan evaluasi
Demikian penjelasan pengertian presentasi menurut para ahli dan sejumlah persiapan dasar yang dilakukan oleh penyaji atau presenter.