Kajian Teori Komunikasi Organisasi - Komunikasi organisasi merupakan suatu kompetensi awal bagi para anggota suatu organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya di tempat ia bekerja. Di mana dalam mengelola suatu organisasi dengan komunikasi yang baik akan mempermudah menjalankan suatu organisasi. Dengan kata lain kemampuan berkomunikasi secara naluriah dimiliki setiap individu dan merupakan aset yang sangat berharga bagi individu tersebut sebagai modal dalam melakukan aktifitas organisasi.
Organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri dari dua orang atau lebih, dengan kegiatan yang saling tergantung satu sama lain. Kegiatan yang dilakukan berupa komunikasi membentuk suatu kontak dan hubungan yangakhirnya terbentuklah suatu jaringan, di mana dengan melalui jaringan ini pengaruh dan kekuasaan digunakan tidak saja oleh atasan dalam saluran formal tetapi juga secara informal oleh anggota-anggota organisasi.
Organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri dari dua orang atau lebih, dengan kegiatan yang saling tergantung satu sama lain. Kegiatan yang dilakukan berupa komunikasi membentuk suatu kontak dan hubungan yangakhirnya terbentuklah suatu jaringan, di mana dengan melalui jaringan ini pengaruh dan kekuasaan digunakan tidak saja oleh atasan dalam saluran formal tetapi juga secara informal oleh anggota-anggota organisasi.
Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu kebutuhan, dimana dengan komunikasi segala kemungkinan yang diusahakan untuk mewujudkan program kerja bagi suatu organisasi dapat dicapai sesuai dengan tujuan organisasi, komunikasi adalah salah satu aspek/bagian dalam organisasi dan masih banyak lagi aspek yang lainnya yang dapat menggerakkan roda kehidupan organisasi.
Masyarakat modern adalah masyarakat organisasi, organisasi muncul karena adanya rasionalitas tentang efisiensi energi. Seseorang tidak bisa mencapai tujuan jika hanya seorang diri,oleh sebab itu maka dibentuklah sebuah organisasi. Dalam setiap organisasi terdapat beberapa bagian yang mengandung unsur koordinasi, sistem, dimensi tempat, dimensi waktu, tujuan dan sejumlah orang.
Devito dalam Onong (2001) memaparkan, komunikasi adalah aktivitas yang dilakukan oleh seseorang atau lebih, berupa aktivitas menyampaikan dan menerima pesan, yang mengalami distorsi karena adanya gangguan, dalam suatu konteks, yang menimbulkan efek dan kesempatan untuk arus balik.
Komunikasi didefinisikan sebagai penyampaian informasi antara dua orang atau lebih yang juga meliputi pertukaran informasi antara atasan manusia dan mesin. Komunikasi dapat terjadi karena adanya komponen komunikator yang mengirim pesan yang diekpresikan (encoded) melalui lambang dalam bentuk bahasa. Pesan disampaikan perantara, yaitu media komunikasi. Kemudian pesan diterima oleh penerima (recepient) yang selanjutnya pesan diubah/ditafsirkan (decoded). (Umar, 2008).
Jenis dan Kelly seperti yang dikemukakan oleh Forsdale dalam Arni (2005) mengatakan bahwa:
”communication is the process by which an individual transmits stimuli (usually verbal) to modify the behavior of other individual”
Dengan kata lain komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Disamping itu menurut Seller dalam Arni (2005) memberikan definisi komunikasi yang lebih bersifat universal. Dia mengatakan komunikasi adalah proses dimana symbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima, dan diberi arti.
Dari beberapa pengertian komunikasi di atas, bahwasanya inti dari sebuah komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain baik melalui media tertentu ataupun komunikasi secara langsung untuk tujuan tertentu.
Dalam teori komunikasi organisasi, komunikasi organisasi didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu (Pace & Faules, 2000).
Roger dalam Rajmatha (2005) menyatakan bahwa komunikasi keorganisasian merupakan proses penyampaian ide dari satu sumber kepada penerima dengan tujuan untuk mengubah prilakunya. Selanjutnya Goldhaber (1991) mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan dan pertukaran pesan-pesan dalam sebuah jaringan hubungan yang begitu interdependen untuk menangani ketidakpastian lingkungan. Komunikasi organisasi sendiri merupakan penyampaian informasi dan pengetahuan di antara anggota-anggota organisasi dengan maksud untuk mencapaiefesiensi dan efektivitas organisasi.
Menurut Robbins yang dikutip Hardjana (1998), komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam suatu kelompok atau organisasi, yaitu: kendali (kontrol, pengawasan), motivasi, pengungkapan (emosional), dan informasi. Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai hirarki wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh para karyawan. Bila karyawan selalu diminta mengkomunikasikan setiap keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan kepada atasan langsung dan diberikan tugas sesuai dengan uraian tugas, dan sesuai dengan kebijakan organisasi, maka komunikasi di dalam organisasi itu sudah menjalankan suatu fungsi kontrol.
Komunikasi berfungsi sebagai alat untuk memotivasi dengan cara menjelaskan kepada karyawan apa yang seharusnya dilakukan, bagaimana mereka bekerja dengan baik, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika diketahui itu di bawah standar. Orang yang satu berbeda dengan yang lainnya, selain terletak pada kemampuannya untuk bekerja juga tergantung pada keinginan mereka untuk bekerja atau tergantung pada motivasinya. Diperlukan kemampuan seorang pemimpin untuk dapat memberikan motivasi kepada bawahannya dengan mengetahui seluruh karakter para bawahannya, sehingga mempermudahkan bagi atasan untuk menyampaikan atau memberikan motivasi tersebut.
Bagi para karyawan, kelompok kerja merupakan sumber pertama untuk interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi didalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan anggota-anggota untuk menunjukkan kekecewaandan rasa puas mereka. Komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
Menurut Odione yang dikutip Hardjana (2000), bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara cermat dan sistematik. Pendapat Odione ini mendapat sambutan yang positif dari para ahli, terbukti format-format laporan kajian komunikasi sangat bervariasi, karena masing-masing dikemas sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi yang memiliki dua dimensi yaitu informasi dan interaksi merupakan proses sosial yang membawa konsekuensi penting dalam organisasi.
Persoalan komunikasi sangat mungkin terjadi dalam organisasi, terutama ketika individu yang diberikan kesempatan lebih besar untuk berperan dalam organisasi, kemungkinan terjadinya konflik antara anggota dengan anggota, antara anggota dengan pimpinan dalam struktur organisasi pun menjadi besar. Persoalan ini tidak mungkin hanya dipecahkan dengan kegiatan manajerial saja, misalnya dengan kontrak kerja, sistem penggajian dan lain sebagainya, tetapi menuntut keterampilan komunikasi untuk menghubungkan para individu sebagai anggota organisasi.
Setiap kepentingan akan terwujud dalam sikap, tindakan dan peranan individu di dalam organisasinya. Karena itu, sangat diharapkan agar setiap peranan individu secara sadar maupun tidak sadar ditunjukkan pada perwujudan suatu proses interaksi yang menyenangkan bagi semua pihak, yang memungkinkan realisasi harapan dan tujuan, baik untuk individu maupun bagi organisasi.
Mengenai organisasi, salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan satu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batas tersebut dapat digambarkan, bahwa dalam suatu organisasi masyarakat adanya jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Disamping itu, dalam organisasi juga mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial mapun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. (Sejana, 1994).
Pada prinsipnya salah satu ciri komunikasi organisasi yang paling nyata adalah konsep hubungan. Goldhaber (1979) mendefinisikan organisasi sebagai ”sebuah jaringan hubungan yang saling bergantung”. Bila sesuatu saling bergantung, ini berarti bahwa hal-hal tersebut saling mempengaruhi dan saling dipengaruhi satu sama lain. Pola dan sifat hubungan dalam organisasi dapat ditentukan oleh jabatan dan peranan yang ditetapkan bagi jabatan tersebut. Ini memberikan struktur dan stabilitas kepada organisasi.
Keterkaitan antara komunikasi dan organisasi ini tercermin dalam penegasan Rogers (1976) yang berpendapat bahwa komunikasi (keorganisasian) adalah proses penyampaian ide dari suatu sumber kepada penerima dengan tujuan untuk mengubah perilakunya. Artinya penekanan pada kekuasaan yang menggambarkan si penyampai pesan lebih berkuasa dari pada orang yang menerima pesan. Dalam pernyataan ini juga komunikasi lebih ditekankan pada pencapaian tujuan dengan mengasumsikan tidak ada permasalahan lain dalam organisasi. Padahal kenyataannya seringkali terdapat ketidakpastian dalam organisasi yang berdampak pada kinerja untuk mencapai tujuan tersebut.
Oleh sebab itu berhubungan dengan kajian teori komunikasi organisasi, Goldhaber (1990) lebih memandang komunikasi organisasi sebagai suatu proses seperti yang dikemukakannya berikut ini, komunikasi organsiasi adalah proses penciptaan dan pertukaran pesan-pesan dalam sebuah jaringan hubungan yang bersifat independen untuk menangani ketidakpastian lingkungan.
Masyarakat modern adalah masyarakat organisasi, organisasi muncul karena adanya rasionalitas tentang efisiensi energi. Seseorang tidak bisa mencapai tujuan jika hanya seorang diri,oleh sebab itu maka dibentuklah sebuah organisasi. Dalam setiap organisasi terdapat beberapa bagian yang mengandung unsur koordinasi, sistem, dimensi tempat, dimensi waktu, tujuan dan sejumlah orang.
Devito dalam Onong (2001) memaparkan, komunikasi adalah aktivitas yang dilakukan oleh seseorang atau lebih, berupa aktivitas menyampaikan dan menerima pesan, yang mengalami distorsi karena adanya gangguan, dalam suatu konteks, yang menimbulkan efek dan kesempatan untuk arus balik.
Komunikasi didefinisikan sebagai penyampaian informasi antara dua orang atau lebih yang juga meliputi pertukaran informasi antara atasan manusia dan mesin. Komunikasi dapat terjadi karena adanya komponen komunikator yang mengirim pesan yang diekpresikan (encoded) melalui lambang dalam bentuk bahasa. Pesan disampaikan perantara, yaitu media komunikasi. Kemudian pesan diterima oleh penerima (recepient) yang selanjutnya pesan diubah/ditafsirkan (decoded). (Umar, 2008).
Jenis dan Kelly seperti yang dikemukakan oleh Forsdale dalam Arni (2005) mengatakan bahwa:
”communication is the process by which an individual transmits stimuli (usually verbal) to modify the behavior of other individual”
Dengan kata lain komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Disamping itu menurut Seller dalam Arni (2005) memberikan definisi komunikasi yang lebih bersifat universal. Dia mengatakan komunikasi adalah proses dimana symbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima, dan diberi arti.
Dari beberapa pengertian komunikasi di atas, bahwasanya inti dari sebuah komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain baik melalui media tertentu ataupun komunikasi secara langsung untuk tujuan tertentu.
Dalam teori komunikasi organisasi, komunikasi organisasi didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu (Pace & Faules, 2000).
Roger dalam Rajmatha (2005) menyatakan bahwa komunikasi keorganisasian merupakan proses penyampaian ide dari satu sumber kepada penerima dengan tujuan untuk mengubah prilakunya. Selanjutnya Goldhaber (1991) mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan dan pertukaran pesan-pesan dalam sebuah jaringan hubungan yang begitu interdependen untuk menangani ketidakpastian lingkungan. Komunikasi organisasi sendiri merupakan penyampaian informasi dan pengetahuan di antara anggota-anggota organisasi dengan maksud untuk mencapaiefesiensi dan efektivitas organisasi.
Menurut Robbins yang dikutip Hardjana (1998), komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam suatu kelompok atau organisasi, yaitu: kendali (kontrol, pengawasan), motivasi, pengungkapan (emosional), dan informasi. Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai hirarki wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh para karyawan. Bila karyawan selalu diminta mengkomunikasikan setiap keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan kepada atasan langsung dan diberikan tugas sesuai dengan uraian tugas, dan sesuai dengan kebijakan organisasi, maka komunikasi di dalam organisasi itu sudah menjalankan suatu fungsi kontrol.
Komunikasi berfungsi sebagai alat untuk memotivasi dengan cara menjelaskan kepada karyawan apa yang seharusnya dilakukan, bagaimana mereka bekerja dengan baik, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika diketahui itu di bawah standar. Orang yang satu berbeda dengan yang lainnya, selain terletak pada kemampuannya untuk bekerja juga tergantung pada keinginan mereka untuk bekerja atau tergantung pada motivasinya. Diperlukan kemampuan seorang pemimpin untuk dapat memberikan motivasi kepada bawahannya dengan mengetahui seluruh karakter para bawahannya, sehingga mempermudahkan bagi atasan untuk menyampaikan atau memberikan motivasi tersebut.
Bagi para karyawan, kelompok kerja merupakan sumber pertama untuk interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi didalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan anggota-anggota untuk menunjukkan kekecewaandan rasa puas mereka. Komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
Menurut Odione yang dikutip Hardjana (2000), bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara cermat dan sistematik. Pendapat Odione ini mendapat sambutan yang positif dari para ahli, terbukti format-format laporan kajian komunikasi sangat bervariasi, karena masing-masing dikemas sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi yang memiliki dua dimensi yaitu informasi dan interaksi merupakan proses sosial yang membawa konsekuensi penting dalam organisasi.
Persoalan komunikasi sangat mungkin terjadi dalam organisasi, terutama ketika individu yang diberikan kesempatan lebih besar untuk berperan dalam organisasi, kemungkinan terjadinya konflik antara anggota dengan anggota, antara anggota dengan pimpinan dalam struktur organisasi pun menjadi besar. Persoalan ini tidak mungkin hanya dipecahkan dengan kegiatan manajerial saja, misalnya dengan kontrak kerja, sistem penggajian dan lain sebagainya, tetapi menuntut keterampilan komunikasi untuk menghubungkan para individu sebagai anggota organisasi.
Setiap kepentingan akan terwujud dalam sikap, tindakan dan peranan individu di dalam organisasinya. Karena itu, sangat diharapkan agar setiap peranan individu secara sadar maupun tidak sadar ditunjukkan pada perwujudan suatu proses interaksi yang menyenangkan bagi semua pihak, yang memungkinkan realisasi harapan dan tujuan, baik untuk individu maupun bagi organisasi.
Mengenai organisasi, salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan satu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batas tersebut dapat digambarkan, bahwa dalam suatu organisasi masyarakat adanya jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Disamping itu, dalam organisasi juga mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial mapun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. (Sejana, 1994).
Pada prinsipnya salah satu ciri komunikasi organisasi yang paling nyata adalah konsep hubungan. Goldhaber (1979) mendefinisikan organisasi sebagai ”sebuah jaringan hubungan yang saling bergantung”. Bila sesuatu saling bergantung, ini berarti bahwa hal-hal tersebut saling mempengaruhi dan saling dipengaruhi satu sama lain. Pola dan sifat hubungan dalam organisasi dapat ditentukan oleh jabatan dan peranan yang ditetapkan bagi jabatan tersebut. Ini memberikan struktur dan stabilitas kepada organisasi.
Keterkaitan antara komunikasi dan organisasi ini tercermin dalam penegasan Rogers (1976) yang berpendapat bahwa komunikasi (keorganisasian) adalah proses penyampaian ide dari suatu sumber kepada penerima dengan tujuan untuk mengubah perilakunya. Artinya penekanan pada kekuasaan yang menggambarkan si penyampai pesan lebih berkuasa dari pada orang yang menerima pesan. Dalam pernyataan ini juga komunikasi lebih ditekankan pada pencapaian tujuan dengan mengasumsikan tidak ada permasalahan lain dalam organisasi. Padahal kenyataannya seringkali terdapat ketidakpastian dalam organisasi yang berdampak pada kinerja untuk mencapai tujuan tersebut.
Oleh sebab itu berhubungan dengan kajian teori komunikasi organisasi, Goldhaber (1990) lebih memandang komunikasi organisasi sebagai suatu proses seperti yang dikemukakannya berikut ini, komunikasi organsiasi adalah proses penciptaan dan pertukaran pesan-pesan dalam sebuah jaringan hubungan yang bersifat independen untuk menangani ketidakpastian lingkungan.