A. Pendahuluan
Komunikasi bagi setiap insan dalam suatu organisasi menjadi hal penting untuk menciptakan kesamaan pemahaman atas informasi yang disampaikan satu sama lain. Komunikasi merupakan sebuah pentransferan makna ke pada orang lain dalam bentuk lambang-lambang, simbol, atau bahasa-bahasa tertentu sehingga orang yang menerima informasi memahami maksud dari informasi tersebut.
Komunikasi pada gilirannya dapat menciptakan kepuasan bagi orang-orang yang melakukannya, seperti diungkapkan Dale Carnegie (2000) bahwa kepuasan bisnis, sosial, dan pribadi tergantung pada kemampuan seseorang berkomunikasi dengan jelas pada orang lain, apa pekerjaannya, apa yang diinginkannya, dan apa yang dipercayainya.
Demikian pentingnya makna sebuah komunikasi bagi manusia yang hidup dalam interaksi sebagai makhluk sosial antar satu manusia dengan manusia lainnya, demikian pula interaksi yang terjadi dalam sebuah dunia kerja pada organisasi perusahaan. Komunikasi memiliki arti yang penting dalam segala macam organisasi, baik organisasi berorientasi bisnis maupun organisasi nirlaba. Tanpa komunikasi organisasi tidak dapat menjalankan fungsinya. Sedemikian pentingnya komunikasi bagi suatu organisasi sehingga dapat dikatakan komunikasi menjadi sumber kehidupan organisasi, yaitu sebagai pengendalian, motivasi, pengungkapan emosional, dan informasi.
Sehubungan dengan kondisi saat ini, persaingan dan perkembangan dalam dunia bisnis sangatlah ketat. Selain itu, dunia bisnis tidak pernah lepas dari hubungan dengan stakeholders. Stakeholders adalah kelompok atau individu yang dukungannya diperlukan untuk kesejahteraan dan kelangsungan hidup organisasi. Salah satu faktor yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuannya adalah membina hubungan yang baik dengan stakeholders.
B. Pengertian Penting Komunikasi
Menelusuri dari asal katanya, komunikasi berasal dari dari perkataan “ Communicare” yaitu yang dalam bahasa latin bermakna “berpartisipasi atau memberitahukan”, sedangkan perkataan “ Comunis” berarti milik bersama ataupun “berlaku dimana-mana” atau juga berarti sama, sama di sini maksudnya sama makna. Jadi jika dua orang melakukan komunikasi misalnya dalam bentuk percakapan maka komunikasi akan berjalan atau berlangsung dengan baik selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan.
Beberapa pengertian komunikasi dapat di lihat pada beberapa pendapat berikut ini. Robin (1996) mengatakan bahwa komunikasi mencakup baik pentransferan makna maupun pemahaman makna. Gibson et.al mengemukakan komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dengan menggunakan tanda-tanda yang sama (1992). Menurut James G. Robbin dan Barbara S. Jones (1982), dalam bukunya Effective for Today Manajer, bahwa: “Komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan, atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna. Atau lebih jelasnya lagi komunikasi adalah suatu pemindahan , atau penyampaian informasi mengenai fikiran dan perasaan”.
Komunikasi pada prinsipnya mengadakan hubungan sesuai dengan perkataan di atas disebutkan pemindahan atau penyampaian atau pengoperan lambang-lambang (biasanya dalam bentuk kata-kata) untuk merubah tingkah laku orang lain. Hal ini juga dikatakan oleh Pang Lay Kim dan Hazil (1981) bahwa kom unikasi sesungguhnya, adalah lebih luas dari pada hubungan menghubungi saja, juga meliputi cara penyampaian maksud manajemen, mengatakan suatu atau menunjukkan bagaimana sesuatu harus dikerjakan dan sebaliknya ia juga, meliputi syarat bahwa manajemen itu harus mendengarkan pula pendapat orang lain yang dikatakan itu.
Dari uraian tersebut di atas terlihat adanya cara menyampaikan maksud yaitu dengan cara merumuskan komunikasi menyampaikan maksud yaitu dengan cara merumuskan komunikasi sebagai tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna. Artinya perbuatan atau kegiatan menyampaikan suatu gagasan atau informasi dari seorang kepada yang lainnya, jelasnya adalah pemindahan atau penyampaian informasi mengenai fikiran, perasaan, dan fakta-fakta melalui proses.
Iklim komunikasi yang baik akan menciptakan kepuasan komunikasi, yang mana selanjutnya dapat menunjang pembentukan, pengembangan, dan penghayatan nilai-nilai budaya organisasi pada seluruh anggota organisasi. Dengan menguatnya budaya organisasi maka akan memberikan peluang besar bagi organisasi tersebut untuk menjaga kelangsungan hidup dan perkembangan organisasi karena ia dapat mempertahankan fungsi apadatasinya terhadap persoalan-persoalan eksternal dan fungsi integrasinya dalam menghadapi permasalasahan-permasalahan internal” (Muluk, 1998).
C. Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis dapat didefinisikan sebagai proses pengirimandan penerimaan berbagai pesan bisnisyang terjadi di dalam sebuah organisasi, baik dengan pihak internal maupun eksternal organisasi demi mencapai tujuan organisasi.
Dunia bisnis tidak pernah lepas dari hubungan dengan stakeholders. Clarkson dalam buku Edy dan Faulina (2011:68) berpendapat bahwa stakeholders adalah kelompok atau individu yang dukungannya diperlukan untuk kesejahteraan dan kelangsungan hidup organisasi. Salah satu faktor yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuannya adalah membina hubungan dan komunikasi yang baik dengan stakeholders.
Komunikasi bisnis merupakan alat untuk menghubungkan antara organisasi dengan stakeholders, baik di lingkungan internal maupun eksternal organisasi. Komunikasi internal mencakup komunikasi dengan para pemilik, sesama pihak manajemen serta dengan karyawan. Sedangkan komunikasi eksternal meliputi komunikasi dengan pihak-pihak yang berada di luar organisasi yang berhubungan dengan kelangsungan hidup organisasi.
D. Menuju Komunikasi Efektif dalam Bisnis
Ide-ide cemerlang berkaitan dengan komunikasi efektif banyak dikemukakan penulis-penulis kontemporer, sebagai hasil penelitian mendalam tentang dunia komunikasi modern seperti beberapa yang dilansir berikut ini.
Gagasan perlu ditampilkan secara bernalar (memenuhi kaidah reasoning atau penalaran) agar dapat dipahami oleh seorang pembaca. Juga teks-teks yang yang dipilih untuk menyampaikan secara akurat pelbagai makna yang akan dikeluarkan penulis harus tidak ambigu (bermakna ganda) agar sebuah gagasan tidak disalahpahami seorang pembaca (Hernowo, 2001).
Gagasan adalah modal dalam komunikasi, gagasan yang disampaikan baik secara lisan maupun tulisan adalah komuni kasi yang bermaksud agar pihak lain memahami dan mengetahui secara pasti apa yang ingin disampaikan. Dari kutipan di atas bahwa sebuah informasi dalam komunika si berbentuk tulisan harus masuk akal bagi orang lain dan tidak bermakna ganda sebagai upaya agar informasi yang disampaikan melalui tulisan tersebut tidak disalahartikan oleh pembacanya. Biasa terjadi dalam dunia kerja, pimpinan memberikan suatu bentuk pesan tertulis baik berupa instruksi kerja maupun sekedar info rmasi yang sifatnya memberikan pesan motivasional dalam bekerja, tidak dipahami oleh para karyawan dan bawahan akibat bahasa yang tertulis dalam informas i yang disampaikan terlalu birokratis, terlalu intelektuil, atau tidak dapat dipahami melalui nalar seorang karyawan.
Rob Abernathy dan Mark Reardon (2001) mengemukakan bahwa para ahli neuro-linguistic mengingatkan kita akan keampuhan bahasa untuk mendapatkan asosiasi mental. Anda dapat memberikan makna lebih dalam dan pemahaman lebih jernih dari presentasi anda dengan menggunakan bahasa setiap modalitas (visual, auditori, kinestetik).
Senada dengan itu Bobby dePoterter et.al. menyatakan bahwa otak terdiri dari tiga jalan utama atau modalitas, untuk memproses rangsangan yang datang kepada kita dari dunia di luar diri kita. Ketiga modalitas ini, visual, auditori al, dan kinestetik, merupakan saluran komunikasi yang membantu memahami isi pesan (informasi) dari sebuah komunikasi.
Modal visual dalam berkomunikasi merupakan kemampuan untuk menciptakan dengan jelas gambaran apa yang ingin disampaikan dalam sebuah komunikasi. Modal auditorial mengupayakan bagaimana agar pihak penerima informasi atau lawan komunikasi dapat mendengarkan melalui telinga mereka dengan cara memberikan penjelasan atau dialog yang penerima mampu mencerna semua penjelasan tersebut. Terakhir kinestetik sebagai modal komunikasi efektif berupa gerakan-gerakan fisik yang membuat lawan komunikasi lebih tertarik pada apa yang disampaikan dan terlebih dapat memahami dengan jelas bagaimana suatu cara harus diperbuat dengan mencontohkan gerakan-gerakan tertentu.
Memperjelas model komunikasi ini, kita ambil sebuah contoh di dalam training rekruitmen tenaga kerja baru untuk mempersiapkan karyawan yang terampil dalam bidang pelayanan costumer bank sebagai seorang teller yang biasa berhadapan dengan orang banyak. Pihak Human Resources Departemen (HRD) perusahaan memberikan presentasi dengan menggunakan peralatan-peralatan audiovisual dan menampilkan gambar-gambar, bagan, dan pola-pola grafis tertentu, selain membuat ketertarikan apa yang disampaikan, biasanya cara ini membuat audiens lebih cepat memahami isi penyampaian dalam komunikasi ini. Selanjutnya, HRD juga memperdengarkan contoh speaking style dari peralatan audio vidual tersebut bagaimana seharusnya cara berbicara yang menarik kepada para customer dan membuat mereka merasa dihargai. Selanjutnya contoh modal kinestetik adalah memperagakan dengan gerakan tubuh untuk mengajari para calon teller bagaimana berkomunikasi non verbal (bahasa tubuh) kepada costumer.
Ini hanya salah satu contoh pemanfaatan modal dalam berkomunikasi dalam dunia kerja, banyak contoh lain seperti dalam rapat, memberikan instruksi kerja, dan lainnya yang menjadikan komunikasi antar pimpinan dengan bawahan atau sesama level kerja dapat tercipta dengan efektif.
E. Memaknai Pengertian Komunikasi Non Verbal Dalam Interaksi Bisnis
Ternyata dalam berkomunikasi, kita tidak hanya memanfaatkan komunikasi dalam bentuk lisan dan tulisan belaka, komunikasi non verbal atau lebih diartikan sebagai komunikasi bahasa tubuh merupakan alat komunikasi yang tidak kalah pentingnya bahkan banyak dimanfaatkan dalam berkomunikasi pada dunia modern saat ini tidak terkecuali dalam dunia bisnis.
Penulis-penulis buku kepribadian banyak mengulas masalah komunikasi non verbal ini dalam menunjang perilaku-perilaku manusia modern pada dimensi kehidupan apapun, terlebih dalam berbisnis dan berorganisasi. Sebenarnya komunikasi non verbal ini bukanlah suatu hal yang baru dan terlalu istimewa, namun beberapa dekade belakangan pada saat orang beorientasi materislisme hal satu ini dilupakan banyak orang. Ketika manusia kembali menganggap penting nilai-nilai kemanusiaan sebagai unsur penting pada sebuah dunia bisnis, menganggap bahwa hubungan antara manusia adalah sesuatu yang penting dan tidak bisa dikesampingkan, muncullah bahasan-bahasan tentang komunikasi non verbal.
Dale Carnegie (2000) menyarankan kepada semua orang suatu semboyan “tersenyumlah, maka kau akan diterima dimana-mana, cemberutlah, kau akan diusir dari muka bumi”. Inilah satu contoh komunikasi non verbal yang memanfaatkan satu bagian dari wajah manusia yakni bibir untuk selalu membentuk huruf “U” yang bermakna senyum (smile).
Smile adalah komunikasi tubuh, orang-orang akan merasa tertarik pada sesuatu yang akan dikomunikasikan (diinformasikan) jika seseorang bersedia untuk tersenyum. Pengalaman seseorang yang pernah dirawat inap pada sebuah Rumah Sakit di Malaysia, dimana diberlakukan “Smile Week ” atau minggu senyum, semua karyawan (petugas rumah sakit) harus menunjukkan senyum kepada karyawan lainnya dan seluruh pasien rumah sakit. Hasilnya, semua orang merasa lebih bersemangat dalam bekerja karena dorongan psikologis dari senyum, dan para pasien merasa lebih akrab dengan para petugas rumah sakit. Suatu yang sangat berguna dalam dunia kerja.
Bobby dePorter et.al. menguraikan lima bentuk komunikasi verbal yang bisa digunakan baik dalam organisasi dan segala jenis interaksi diantaranya:
- Kontak mata
- Ekspresi wajah
- Nada suara
- Gerak tubuh
- Sosok dan postur tubuh
Kedudukan mata dalam sebuah proses komunikasi non verbal sangat penting, karena biasanya seseorang berkomunikasi selain berbicara, juga mengarahkan pandangan ke lawan komunikasi. Kita perhatikan pada sebuah rapat organisasi, seorang pembicara mengarahkan pandangan ke pada setiap audiens, sebaliknya para audiens menatap seorang presenter sebagai upaya untuk memahami apa yang sedang dikomunikasikan olehnya.
Menurut Carnegie bahwa seseorang yang sedang berkomunikasi apakah ia tertarik atau serius terhadap apa yang sedang dibicarakan selalu menatap mata orang yang menyampaikan suatu informasi dalam sebuah komunikasi ( 1999). Jika orang tidak tertarik pada lawan komunikasi, pandangan mata tidak tertuju kepada sumber informasi, atau selalu mengalihkan pandangan ke arah lain.
Ekspresi wajah juga cara berkomunikasi non verbal. Pimpinan bisa menandai seorang karyawan bekerja dengan penuh semangat atau tidak terlihat dari ekspresi wajahnya ditandai dengan air muka.
Nada suara dalam komunikasi non verbal adalah frekuensi dan nada bicara seseorang. Orang-orang yang memang mampu dan menguasai suatu kerja bidang tertentu akan memberikan informasi kepada orang lain dengan suara yang penuh keyakinan, menyampaikan dengan lugas, tidak terputus-putus, dan dapat memberikan pemahaman sehingga apa yang disampaikannya dapat dimengerti orang lain. Gerak tubuh juga mampu mengambarkan emosi seseorang, gerak tubuh yang sigap menunjukkan semangat dan keseriusan dalam bekerja, gerak yang lamban mengindikasikan bahwa seorang karyawan sedang tidak bersemangat. Dalam hal ini pimpinan terutama pengawas langsung dapat memberikan teguran atau saran agar karyawan tidak berlaku demikian pada saat jam kerja.
Sosok dan postur tubuh, maksudnya posisi tubuh pada saat berkomunikasi. Dapat diperhatikan orang-orang yang sedang berdiskusi dalam sebuah pembicaraan serius, tidak pernah duduk dengan posisi santai, tubuh bagian atas didorong lebih ke depan sebagai tanda ketertarikan pada suatu masalah yang sedang dibicarakan.
Dari pembicaraan mengenai komunikasi non verbal di atas, dapat diimplikasikan bahwa jika pimpinan dapat memahami komunikasi non verbal para bawahannya, maka karyawan dapat dengan mudah mengendalikan karyawan sehingga pencapaian tujuan untuk membentuk pola perilaku etis.
F. Penutup
Komunikasi bisnis yang efektif dipengaruhi oleh saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan, pemilikan informasi, jaringan komunikasi dalam organisasi. Ini dimaksudkan bahwa faktor-faktor tersebut harus diperhatikan dengan bijaksana oleh pihak manajemen perusahaan agar perilaku karyawan terbentuk dalam sebuah pola perilaku etis.
Selain itu, komunikasi bisnis efektif juga bisa dicapai dengan memahami model komunikasi non verbal (bahasa tubuh) seperti kontak mata, ekspresi wajah, nada suara, gerak tubuh, sosok dan postur tubuh. Dengan pemahaman dan apa yang harus dilakukan pada sebuah komunikasi non verbal maka diharapkan individu dalam organisasi dapat berkomunikasi dengan efektif dan pola perilaku etis dapat terbangun.
G. Daftar Bacaan
- Arifin, Anwar. 1988. Ilmu Komunikasi Sebagai Pengantar Ringkas , Rajawali Press. Jakarta.
- Carnegie, Dale 1999. Mencari Kawan dan Mempengaruhi Orang Lain. Gramedia. Jakarta.
- Joedono, S.B. 2001. “Pengendalian Ektern Perilaku Dalam Teori Organisasi”,
- Kim, Pang Lay dan Haazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar, Ghalia Indonesia. Jakarta.
- Murdick, Robert G, et.al. 1993. Sistem Informasi Manajemen Modern , Erlangga. Jakarta.
- Nitisemito, Alex . S. 1982. Manajemen Personalia, Cetakan Ketiga. Ghalia Indonesia. Jakarta.
- Robbin, James G dan Jones, Babara S. 1982. Effective Communi cation for Today Manager. Terjemahan R. Truman Sirait, Tulus Jaya. Jakarta.
- Rob Abernathy dan Reardon, Mark. 2001. Menjadi Pembicara Hebat. Kaifa. Bandung.
- Sondang, P. Siagian. 1986. Organisasi Kepemimpinan dan Perilaku Administrasi. Cetakan Keempat. Gunung Agung. Jakarta.